Angebote, Proposals, Quotes: Anspruchsvoll aufbereiten und überzeugend gestalten in 7 Schritten

Viele Angebote landen tatsächlich ungelesen in der Tonne. Auch gibt es Vertriebler die denken, dass sich der Kunde in erster Linie nur für den Preis interessiert. Dabei ist das Angebot die Eintrittskarte für ziemlich jeden Auftrag. Wie bringst du Angebote in ein professionelles und überzeugendes Format? Und wie sollten Angebote nachverfolgt werden?

Schritt 1: Inspiriere dich durch fremde Angebote

Mache den Test und frage bei einigen Firmen deiner Liga, im Optimalfall bei deinen direkten Konkurrenten, einige Angebot der beworbenen Produkte an. Bei deinen Wettbewerben solltest du jedoch besser einen Bekannten (oder Dienstleister) damit beauftragen, der nicht in Verbindung mit deiner Firma gebracht wird. Meist sind diese Angebot dann sehr unterschiedlich gestaltet. Von der blanken Artikeltabelle bis Preisliste, über ausführliche textliche Darstellungen, eindrucksvolle Grafiken oder Diagramme, bis hin zu anspruchsvollen Animationen auf beigefügten CD/DVDs, können oft erstaunlich unterschiedliche Variationen eingesammelt werden. Dieser Schritt ist zunächst einmalig nötig, damit du die Messlatte kennst und dich mit dem Ihnalt deines eigenen Angebots entsprechend positionieren kannst.

Schritt 2: Lege je nach Anfrage die Angebotsform fest

Je nach Anfrage und Kundengruppe kannst du das Angebot mehr oder weniger aufwändig ausarbeiten. In diesem Beitrag unterscheiden wir zwischen Kontaktangebot, Budget Angebot und Festpreisangebot. Ziel der drei Stufen ist, dass du entsprechend deiner Chancen Prioritäten setzt und schnell auf die Anfrage antworten kannst. Verkaufe einfache Waren, wie zum Beispiel Montagematerial, wird die Angebotsform wohl keinen großen Unterschied machen. Bei erklärungsbedürftigen Produkten sind dagegen sehr komplexe Beschreibungen und ausführliche Darstellungen möglich.

Auch der kommerzielle Teil kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Werden in der Regel alle Bedingungen des Kunden akzeptiert oder bietest du einfach nach deinen Standard AGB’s an? Erhält dein Angebot zwanzig Seiten individuellen Text, an der du eine Woche gearbeitet hast, solltest du mit Textbausteinen arbeiten. Darin kannst du die Passagen markieren, die du jeweils individuell anpassen musst. Verlangt dein Kunde lediglich einen Budgetpreis, solltest du das Angebot kurz halten. Es würde bei deinem Kunden entweder den Eindruck erwecken, er würde mit einem Standartschreiben abgespeist werden, oder er stellt deine Auftragslage in Frage, wenn du für eine einfache Budget-Preisanfrage, gleich einen offensichtlichen Arbeitsaufwand von mehreren Tagen investierst.

Schritt 3: Inhalte bestimmen und individuell auf den Kunden eingehen

Nachdem dir klar ist, welche Angebotsform du für die Anfrage nutzt und welche Inhalte darin enthalten sein sollen, kannst du mit der Ausarbeitung starten. Für den Fall, dass du den Kunden noch nicht kennst, ist eine Recherche sinnvoll. Diese ermöglicht dir das Anschreiben individuell zu schreiben. Sieh dieses wie ein Bewerbungsschreiben auf eine neue Stelle. Je professioneller und engagierter du daran arbeitest, desto höher werden deine Chancen bei der Beauftragung berücksichtigt zu werden.

Wenn du Produkte beschreibst, vergiss nie den Kundennutzen aufzuführen. Auch nicht, wenn dieser für dich und den direkten Empfänger durchschaubar ist. Spätestens wenn dein Kunde das Angebot weiteren Entscheidern vorlegt, kann der individuell aufgeführte Kundennutzen Wunder bewirken. Weiterhin wichtig für längere Beschreibungen sind Einleitung und Zusammenfassung, da Einkäufer und Geschäftsführer meist keine Zeit haben, das Angebot in voller Länge zu lesen. Werden dann nur die beiden Texte, plus den stichpunktartig aufgelisteten Kundenutzen gelesen, hat man zumindest das Gefühl alles zu wissen und kann seine Freigabe geben. Eine Gliederung anhand eines Inhaltsverzeichnis hilft dabei, seinen Kompetenzbereich schnell zu finden, wie zum Beispiel “technischer- und kommerzieller Teil” oder “Mechanik, Software, Elektronik, Lieferbedingungen, und so weiter”.

Mögliche Angebotsinhalte:

• Executive Summary (Einleitung die einen schnellen Überblick bietet)

• Beschreibung des Unternehmens

• Nennung von relevanten Referenzen

• Beschreibung der Kundenanforderungen

• Beschreibung der Annahmen aufgrund fehlender Details

• Beschreibung der Lösung und Produkte

• Beschreibung der Optionen oder Alternativlösungen

• Nennung des Kundennutzen

• Beschreibung der Alleinstellungsmerkmale

• Vorstellung des Projektteams (z. B. mit Werdegang und Expertise)

• Wirtschaftlichkeitsberechnungen

• Compliance List (bei konkreten Kundenanforderungen)

Schritt 4: Bestimme was optional angeboten wird

Durch einen Komplett- oder Paketpreis kannst du eventuell attraktivere Preise anbieten, als wenn du jede Position einzeln berücksichtigen musst. Diese Situation kannst du auch in dem Angebot darstellen, indem du Optionen clever ausweist. Wenn sie zu teuer sind, war die Arbeit für das Angebot umsonst. Überlege deshalb, ob du Optionen anbietest und ob diese einen Zusatz- oder Minderpreis zum Grundpaket darstellen sollten. Bei einem Minderpreis wird die Entscheidung, ob man das braucht oder nicht, zurück zum Kunden gespielt, ohne dass du gleich zu teuer sein musst. Zudem wird durch einen Komplettpreis das Gefühl geweckt, ein Schnäppchen zu machen. Wichtig im B2B ist dann nur, dass auch jeder Bestandteil des Package einen Nutzen für den Kunden aufweist, den man auch wirtschaftlich betrachtet aufwerten kann. In Schritt 3 war bereits Ihre Aufgabe, diesen Kundennutzen darzustellen.

Schritt 5: Zeit bis zur Angebotsfertigstellung planen

Möglicherweise hast du gerade mehrere Angebotsanfragen vor dir liegen und fragst dich, wie schnell du dieses raus senden musst. Die Zeit, wie lange ein Kunde auf ein Angebot wartet, ist natürlich abhängig vom angefragten Produkt. Im Sondermaschinenbau hat man in der Regel mehr Zeit als für Standardgüter und vorkonfigurierte Produkte. Überlege dir gut, für wann du den Termin des fertigen Angebots bestätigst. Auch wenn es für dich innerhalb eines Tages möglich ist, kann es Sinn machen noch eine Weile zu warten, wenn du zum Beispiel weisst, dass der Kunde auch deine Wettbewerber noch einladen wird, diesen aber noch nicht mal der Bedarf klar ist. Du vermeidest dann, dass der Kunde dein Angebot als Anfragebasis der Konkurrenz vorstellt. Auf der anderen Seite macht es einen guten Eindruck, wenn dein Angebot schon nach ein paar Tagen vorliegt und zeigt dem Kunden, dass er dir wichtig ist.

Kläre im Voraus wie schnell das Angebot benötigt wird. Wenn absehbar ist, dass du den Termin nicht schaffst, informiere besser rechtzeitig und suche gemeinsam eine Lösung. Eventuell kannst du dann verhandeln, dass du vorab nur grobe Informationen, wie zum Beispiel eine Preisspanne anhand eines Budgetangebot abgibst und das gewünschte Festpreisangebot bis zum Termin X nachlieferst.

Schritt 6: Angebotsnachverfolgung – halte die Eindrücke des Kunden fest

Spätestens nach einer Woche, nachdem du das Angebot abgesendet hast, solltest du dich erkundigen, ob dein Kunde alles verstanden hat. Ein bis zwei Tage danach sind jedoch besser, denn dann kann man sich noch besser an den Ihnalt erinnern. Du siehst anhand der Antworten auf deine Fragen, wie tiefgehend das Angebot gelesen wurde. Oft wird dieses geöffnet, ein Blick auf die Preise geworfen und verschwindet danach in irgend einer Ablage.

In der Angebotsnachverfolgung kannst du den Kunden nochmal richtig neugierig machen oder aber auch an seiner Überzeugung rütteln. Halte dir anhand von Notizen den Kundeneindruck fest und vereinbare unbedingt die nächsten Schritte. Diese dienen später als Aufhänger um das Projekt weiter zu verfolgen. Wenn du dazu ein gutes CRM Tool verwendest, vermeidest du nicht nur die Zettelwirtschaft, du kannst dich anhand der Wiedervorlage sogar an den nächsten Termin erinnern lassen.

Wichtig ist, dass du dich während der Angebotsnachverfolgung nicht abwimmeln lässt und an der Sache dran bleibst. Vielleicht hat der Kunde bessere Angebote und plant dein zunächst auf die Ersatzbank zu setzen. Stelle deshalb Fragen, die der Kunde auf der einen Seite wahrheitsgemäß beantworten muss, um sein Gesicht wahren und auf der anderen Seite seine Lage klar machen, wie wichtig und eilig die Beauftragung tatsächlich ist.

Schritt 7: Das Projekt am Laufen halten um Karteileichen zu vermeiden

Oft ist es der Fall, dass trotz der geplanten Schritte des Kunden, zunächst nicht viel passiert. Es ist deine Aufgabe den Kunden anzustoßen und sicherzustellen, dass nichts vergessen wird. Falls du ihn per Telefon nicht erreichst, sende ihm eine Email. Wird diese nicht beantwortet, sendest du eine Woche später eine Weitere.

Auch wenn du trotz mehrfach wiederholtem Anschreiben keine Antwort bekommst, muss das nicht zwangsläufig bedeuteten, dass der Kunden kein Interesse hat. Oft ist die Priorität des Vorgangs einfach nicht hoch genug oder der Kunde hat keine Zeit für eine Antwort. Erfrage solche Details telefonisch und kläre unbedingt ab, wie der Stand für dein Angebot ist. Wenn du den Kunden immer noch nicht persönlich erreichst, kann vielleicht eine Sekretärin Auskunft geben. Diese haben oft auch Einblick in den Kalender und können sagen, wie und wann du deine Kontakte erreichst.

Fazit: Angebote dienen als Grundlage für den Geschäftserfolg. Nur wenn du dein Potenzial richtig ausdrückst, kannst du die verschiedenen Empfänger überzeugen. Eine Checkliste hilft dabei den Überblick zu behalten und dadurch die Schnelligkeit der Angebotsfertigstellung zu erhöhen. Lege in deinem Angebotssystem eine Bibliothek mit wiederverwendbaren Vorlagen an. Bei der Angebotsnachverfolgung ist Hartnäckigkeit wichtig, damit der Auftrag zwischenzeitlich nicht an den Wettbewerb vergeben wird. Wartest du darauf bis der Kunde sich meldet, verpasst du die Möglichkeit weitere Kaufargumente zu nennen, die im Angebot aufgrund der Vielfältigkeit vernachlässigt wurden.