Kunden auf Messen richtig ansprechen und gewinnen

Wenn Sie im Vertrieb arbeiten, werden Sie auf manchen Messen zur Höchstleistung angetrieben. Dort können Sie in kurzer Zeit viel erreichen und grundlegende Vorarbeit für potenzielle Geschäfte leisten. Wie gehen Sie im Idealfall auf vorbeilaufende Besucher zu?

Sie haben zwei Möglichkeiten. Entweder Sie lächeln den Besucher aus sicherer Entfernung einfach nur nett an und stehen für eventuelle Fragen bereit, oder Sie gehen aktiv auf ihn zu. Dabei ist Ihr Plan den potenziellen Kunden anzusprechen, um mehr über dessen Unternehmen und seinen Wirkungsbereich darin zu erfahren. Womöglich ergibt sich durch das Gespräch eine neue Opportunity oder eine konkrete Anfrage nach einem Angebot.

Die Ansprache – nicht zu aufdringlich aber ohne falsche Bescheidenheit

Gerät ein Messebesucher in den Radarbereich Ihres Messestandes, geben Sie diesem erstmal Zeit um sich zu orientieren was Sie anbieten. Sie sollten ihn dabei unauffällig aber sorgfältig beobachten und anhand der Blicke erlernen, wie relevant Ihr Angebot für den Vorbeilaufenden ist. Es gibt dabei sicherlich Messebesucher für die Ihre Firma keine Relevanz hat und solche, die den Nutzen Ihres Angebots noch identifizieren müssen.

Wenn Sie anhand der Besucherkarte sehen, dass der Besucher von einer interessanten Firma stammt, sollten Sie auf eine Ansprache nicht verzichten. Spätestens kurz bevor dieser weiter gehen will müssen Sie schnell Ihre letzte Chance nutzen, um den Kunden anzusprechen. Fragen Sie ihn, entsprechend der betrachteten Gegenstände oder Informationen auf Ihrem Stand, in wie fern er mit diesen Themen zu tun hat. Halten Sie das Gespräch am laufen und suchen Sie einen guten Grund, warum er Ihnen seine Visitenkarte zurück lassen sollte. Erfragen Sie soviel wie nötig über sein Unternehmen, welches der Grund Ihrer Ansprache war. Schließlich wissen Sie nicht wie schnell Sie dazu wieder die Gelegenheit bekommen.

Zeitaufwand pro Besucher und Gesprächsthemen

Wichtige Kunden sollte man so lange wie möglich auf dem Stand halten. Diese Zeit können sie schon nicht beim Wettbewerber verbringen und sie verbinden den Messebesuch mit Ihrer Firma, wenn sie sich zurück erinnern. Man sollte den Kunden nicht langweilen indem man ihm belehrend alles zeigt was ausgestellt wird. Oft will dieser einfach nur ein lockeres Gespräch bei einer Tasse Gratiskaffee, auf der gemütlichen Couch ihres Messestandes. Bei B- und C-Kunden darf man nicht weniger Gastfreundlich sein, sollte aber die Zeit im Hinterkopf behalten. Schließlich ist man hier um möglichst viele potenzielle Kontakte zu sammeln. Wenn die Besucher gerade zu vorbei strömen ist man manchmal besser bedient, von diesen möglichst viele abzugreifen. Zur Not kann man dann den zu vertrösteten Kunden anbieten, gegen die Mittagszeit – oft ist es dann ruhiger – auf ein Snack vorbei zu kommen.

Leaderfassung und Nachverfolgung

Zum Feierabend hin werden die Leads gezählt. Da jeder Messetag viel Geld von Ihrem Unternehmen verschlingt, nimmt die Geschäftsleitung gerne diese Zahl zur Bewertung des Messeerfolgs. Natürlich sollen die Leads auch Potenzial haben. Es bringt niemandem etwas, wenn Sie den ganzen Tag nur Visitenkarten sammeln, nur weil ein Besuch in weitestem Sinne einen Bezug zu Ihrem Portfolio haben könnte. Erfragen Sie lieber wer konkret dafür zuständig ist und notieren Sie sich den Namen des Ansprechpartners. Sollte dieser auch auf der Messe sein zögern Sie nicht ihn anzurufen, um ein Treffen an Ort und Stelle zu organisieren.

Leadformulare müssen so vorbereitet sein, dass sie schnell ausgefüllt werden können und nicht so viel Zeit in Anspruch nehmen. Name und Kontaktdaten kann man sich natürlich sparen, wenn man einfach die Visikenkarte anheftet. Formularvorgaben helfen dabei, dass man schnell die interessanten Themen bzw. Produkte ankreuzen kann, bringen aber wenig, wenn niemand mehr in dem Formulardschungel einen Durchblick hat. Testen Sie ihr Leadformular am besten vorher und optimieren Sie es so lange, bis es sich für den Messeeinsatz bewährt hat. Im Idealfall kann man Sie nachts wecken und Sie können auswendig aufsagen, welche Felder an welcher Stelle im Formular aufzufinden sind. Dann sind Sie bestens gerüstet um auf einer Messe schnell und effektiv zu agieren.

Elektronisch noch schneller Messeleads erfassen

An jedem Messetag sollte man schon mit 3 bis 10 Besuchern pro Stunde rechnen. Auch wenn nicht jeder Potenzial hat macht es trotzdem Sinn, zunächst die Daten aufzunehmen und später bei der Nachbearbeitung im Rahmen einer tieferen Recherche auszusortieren. Das spart Ihnen natürlich nur dann Zeit, wenn Sie die Messeleads entsprechend schnell erfassen können.

Bei vielen Messen werden die im Besucherausweis angegebenen Daten mit dem Personalausweis abgeglichen. Bei Visitenkarten könnte es sich dagegen absichtlich um ein veraltetes Exemplar handeln.

Dazu gibt es auf vielen Messen Barcode Lesegeräte zu mieten, die den Strich- oder QR-Code des Besucherausweis direkt einscannen können. Später exportieren Sie mit einem USB-Stick alle hinterlassenen Kontaktdaten als Excel Datei und können diese ohne Tipparbeit in Ihr CRM System einpflegen. Oft enthalten die Daten ebenfalls hochinteressante Angaben über die Interessen des Messebesuchers, seine Firma und die Entscheidungswege.

Gerade bei Messen erhalten Sie im Gegensatz dazu durch die klassischen Wege oft falsche Daten. Das hängt damit zusammen, dass die Interessenten nach den meist kurzen Gesprächen nicht alle Kontaktdaten offenbaren möchten, um sich vor lästigen Telefonaten oder Emails zu schützen.

Nach der Messe ist vor der Messe

Nach der Messe gibt es hoffentlich jede Menge Arbeit. Neben den Leads die erfasst werden müssen, gibt es sicherlich viele konkrete Angebotsanfragen und Projekte, die auf ihre Bearbeitung warten. Da eine Messe dem Vertrieb die Chance bietet sehr viele Kunden innerhalb sehr kurzer Zeit zu treffen, sollten Sie sich schon frühzeitig vorbereiten. Vereinbaren Sie im Voraus mit den Ansprechpartnern Termine und bieten Sie Freikarten an. Selten haben Sie eine einfachere Möglichkeit zur Beziehungspflege. Bei wichtigen Kunden mit längerer Anreise bietet sich darüber hinaus natürlich noch die Option an, diese im Anschluss an die Messe zu einem Geschäftsessen einzuladen.

Fazit: Messen kosten Vertriebsmitarbeiter besonders dann viel Energie, wenn Sie alles richtig machen. Nicht nur während, sondern auch vor und nach der Messe. Nutzen Sie deshalb ihre Chance und beginnen Sie mit einer gründlichen Vorbereitung. Je sicherer Sie später ihren Plan abarbeiten, desto mehr können Sie erreichen und desto weniger Arbeit fällt hinterher auf Sie zurück.