So erstellen Sie einen Vertriebsplan und erreichen dadurch Ihr Umsatzziel

Wer im Vertrieb zu erfolgreichen Ergebnissen kommt hat vor allem eins: Einen Plan. Ob sich dieser auf Papier, im Kopf, in Form einer Excel Tabelle oder lediglich durch Verkaufsgespür auszeichnet, bleibt dabei oft zweitrangig. In diesem Beitrag haben wir Inhalte, Ideen und Aktionen zusammengetragen, wie Sie einen Vertriebsplan erstellen können, der zu besseren Zahlen führt.

Definition Vertriebsplan und Marketingplan – Warum der ganze Aufwand?

Ein Vertriebsplan kann auf ganz unterschiedliche Zielsetzungen ausgerichtet sein. Möchte vielleicht Ihr Vorgesetzter einen Plan von Ihnen haben, an dem Ihre Jahresbeurteilung gemessen wird? Oder sind Sie selbst auf die Idee gekommen, mit einem Vertriebsplan bessere Resultate Ihrer Arbeit zu erreichen? Wenn Sie gerne strukturiert arbeiten um Ihren Fokus auf das Wesentliche nicht zu verlieren, sollte zumindest ein grober Vertriebsplan Ihre Tätigkeiten unterstützen.

Während ein Marketingplan fast immer die Budget-Verteilung und Definition der Marketingaktionen behandelt, ist ein Sales Plan oft Freestyle nach den Neigungen des Verkäufers erstellt. Es kann beispielsweise zum Hauptthema werden, wie sich Mitbewerber am besten angreifen lassen. Andere Pläne dagegen stellen gerne die Ziele der Vertriebsleitung dar und zeigen Maßnahmen auf, wie diese erreicht werden können. Dabei verschafft fast jeder Vertriebsplan eine generelle Übersicht, zum Beispiel anhand einer Karte des Vertriebsgebiets, welche Kunden oder Umsätze ins Visier genommen werden.

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Welcher Inhalt kann im Sales Plan von Bedeutung sein

Im Grund genommen könnte der Vertriebsplan alle Ihrer zukünftigen Tätigkeiten bestimmen. Da jedoch ein Plan nur ein Plan ist, empfehlen sich periodische Reviews, um die geplanten Aktionen an die Außenwelt anzupassen. Erhalten Sie morgen einen Anruf, dass ein Auftrag vergeben wurde, bringt es Ihnen wohl wenig, wenn Sie die 15 im Aktionsplan angesetzten Kundenbesuche trotzdem durchführen, die Sie gerade dem Management als notwendige Aktion angekündigt haben.

„Es fehlt am Plan, wenn zu viele Pläne da sind.“
Publilius Syrus (1.Jhd. v. Chr.), röm. Lustspieldichter

Das Ziel des Plan sollte deshalb viel mehr eine Aufwandsabschätzung sein, wie hoch diverse Unternehmungen veranschlagt werden müssen, damit sich der gewünschte Erfolg einspielt. Dabei wird der eingeschätzte Aufwand einen durchaus interessanten Input für die Geschäfts- oder Vertriebsleitung liefern. Es erleichtert zum Beispiel Entscheidungen, ob die Priorität mehr auf den Ausbau von Bestandskunden, oder auf die Akquisition von Neukunden ausgerichtet werden sollte. Damit erhält man mehr Transparenz, wieviel Zeit zum Abschluss von Projekten nötig ist und welche Umsätze dadurch erzielt werden können.

So bekommt Ihr Vertriebsplan einen operativen Nutzen

Überlegen Sie sich gut was Sie planen, denn nur wenn Sie es auch umsetzen, hat sich die Arbeit gelohnt. Wo existieren gute Chancen für Neukunden und hohe Umsätze? Welche Projekte erfordern Ihre Aufmerksamkeit und Ihr Tun? Der Sales Plan muss eine ganzheitliche Zusammenfassung der Aufgaben sein, mit denen Sie sich im Betrachtungszeitraum befassen.

Damit Sie in Ihrem Plan nicht verloren gehen, sollten Sie diesen so einfach wie möglich halten. Vermeiden Sie mehrseitige Beschreibungen im Prosa und stellen Sie so viel wie möglich grafisch mit dem Ziel dar, sich ein Bild im Kopf fest zu halten, dass Sie nicht so schnell vergessen werden. Wenn Sie zum Beispiel bestimmte Kunden in einer gewissen Region akquirieren möchten, könnten Sie in Powerpoint deren Logos auf eine Karte einfügen. Je größer das Logo, desto höher die Priorität? Ihrer Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Als Poster ausgedruckt behalten Sie den “Plan” stets im Auge, tun sich aber schwerer daran, die Ziele aktuell zu halten.

Welche Ziele und Aktionen im Verkaufsplan relevant sein können

Neben dem erfolgreichen Abschluss von Angebotsanfragen oder dem Aufspüren neuer Kunden können noch viele weitere Tätigkeiten in Ihrem Vertriebsplan übernommen werden, die durch den Stress im Tagesgeschäft oft in Vergessenheit geraten. Vielleicht ist es für Sie speziell wichtig solche Dinge zu planen, da erstere Aufgaben ohnehin in Ihrem Alltag in Fleisch und Blut übergegangen sind.

Beispiele für Inhalte, mit denen Sie ihren Sales Plan definieren können:

• Aktionen zum Netzwerk- und Partneraufbau

• Neuere Kunden darauf ansprechen, mit einer Success Story zur Referenz zu werden

• Kreative Aktionen auf Messen, die über die übliche “Standbesetzung” hinaus gehen

• Kunden ansprechen, die bislang ausschließlich bei Ihren Wettbewerbern kaufen

• Kundenumfrage mit Feedback Dokumentation im CRM

• Planung von Tätigkeiten die delegiert werden sollten z.B. Telefonakquise

• Bei Bestandskunden Zusatzprodukte besser zu bewerben

• Periodische Verkaufsanalysen durchführen

Durch die Aktionsplanung fällt es Ihnen leichter den Überblick zu behalten um auch abwägen zu können, wo die Priorität gesetzt werden sollte. Die wichtigsten Aktionen fallen Ihnen wahrscheinlich nicht zu dem Zeitpunkt ein, zu dem Sie ihren Vertriebsplan erstellen. Notieren Sie sich deshalb während dem Jahr jede Idee unabhängig von deren Kreativitätsgrad. Wenn Sie zum Beispiel irgendwann feststellen, dass mehr Referenzfallbeispiele zu einem bestimmten Produkt benötigt werden, sollten Sie das im nächsten Vertriebsplan vorschlagen. Je nach Aufwand kann dann entschieden werden, wie wichtig die Aktion ist und wer sich darum bemühen sollte. Als Sales Manager ist Delegation natürlich deshalb sehr wichtig, da der Vertriebsplan nicht nur Ihre Tätigkeiten vorgibt sondern bestimmt was notwendig ist, damit die gesetzten Verkaufsvorgaben erreicht werden.

Als systematisches Vorgehen bietet sich hier das Setter-Closer-Prinzip an, bei dem der Bedarf zunächst durch den Setter-Call, ebenso wie Zeit und Investitionsbereitschaft geklärt wird und der Abschluss durch einen Closer erfolgt. Im Closing-Call oder Closer-Gespräch wird das Angebot im Detail vorgestellt, nachdem der Wille geklärt wurde, das Kundenproblem gemeinsam in Angriff zu nehmen.

Zeigen Sie ihrem Chef mit dem Vertriebsplan realistische Zahlen

Was sich auf einem Plan leicht aufschreiben lässt, ist in der Praxis oft mit viel Arbeit verbunden. Es macht daher Sinn den Aufwand in Zahlen auszudrücken und das damit verbundene, mögliche Potenzial darzustellen. Die Wahrscheinlichkeiten der einzelnen Projekte können Sie ihrem Forecast entnehmen. Die Zahl die hinten heraus kommt muss mindestens genau so hoch sein wie Ihre Umsatzziel, da ansonsten Ihre Motivation stark unter dem Vertriebsplan leiden könnte (aber das ist ein anderes Thema).

Praxistipp: Visualisieren Sie den Vertriebsplan mit Kundenlogos, Fotos oder grafischen Elementen. Das schafft für alle Beteiligte eine schnelle und einprägsame Übersicht.

Halten Sie ihre Ziele nach dem SMART Vorgehen immer messbar und realistisch. Wenn Sie Ihren Vertriebsplan selbst erstellen, sind Sie “Ihres Glückes eigener Schmied” und können auf Risiko gehen, oder Vorkehrungen treffen, dass Sie die Hauptziele durch einen Plan-B trotzdem erreichen. Wählen Sie deshalb Ziele bei denen Sie schon jetzt den Weg kennen, wie diese sicher zu erreichen sind. Bei den Referenzfallbeispielen können Sie als messbare Zielvorgabe vielleicht eine Zahl nennen mit der Sie zuversichtlich sind, weil Sie bereits Kunden kennen, die Ihnen eine Success Story anbieten würden.

Motivieren sie mit dem Vertriebsplan aber nicht nur sich selbst, sondern auch Ihre Vorgesetzen, indem Sie den Wert darstellen, den Sie durch ihre Arbeit erschaffen. Dazu könnten Sie eventuelle Veränderungen darstellen die vorhersehbar sind, wenn Sie es beispielsweise als erstrebenswertes Ziel sehen, Ihre Wettbewerber anzugreifen.

Erstellen Sie sich eine Vertriebsplan-Aktionsliste mit Excel

Während die grafische Präsentation als Übersicht dient, benötigen Sie trotzdem eine Aktionsliste die den Stand darstellt, was geschehen muss und wie der Stand ist. Dazu eignet sich eine Excel Tabelle oder Ähnliches, falls Sie kein CRM-System nutzen bzw. dieses dazu als ungeeignet erscheint. Eine Vorlage stellen wir hier als Download zur Verfügung.

Beschreibung: Das Tabellenblatt ist relativ selbsterklärend. Was, wann, wer, wo? Fühlen Sie sich frei die Spalten “Kunde, Land, Aktion, Grund, Unterstüzung von, Deadline, Status und Aufwand” umzubenennen, oder nach Ihrem eigenen Bedarf zu erweitern.

Ein Muster mit Beispiel zum Vertriebsplan und zum Marketingplan (gratis Excel und PDF Vorlage als Download)

Eine Vorlage zum Marketingplan wird über Kuhn Marketing Services zur Verfügung gestellt. Es gibt mehrere Tabellenblätter über die Sie die monatlichen Budgets planen und die Ausgaben überwachen können. Eine ausführliche Anleitung befindet sich in der Excel-Tabelle.

• Link: Online-Vertriebsplan-Generator
• Download: Excel Vorlage zum Marketingplan

Fazit: Ein Vertriebsplan erleichtert Ihnen im Tagesgeschäft die Übersicht um nicht den Fokus zu verlieren, worauf Sie sich konzentrieren müssen, damit die festgelegten Ziele erreicht werden. Darüber hinaus lassen sich strategisch wichtige Tätigkeiten abstimmen und planen, die ansonsten wohl eher unter den Tisch fallen würden. Letztendlich ist der Vertriebsplan in der Praxis jedoch problematisch zu verfestigen, da die äußeren Einflüsse stets ein gewisse Flexibilität im Vertriebsleben erfordern.

Frage: Wie viele Seiten umfasst Ihr Vertriebsplan?